Urenregistratie voor monteurs: meer dan een verplichting
De uren die je monteur op locatie boekt zijn de brandstof voor je factuur en je nacalculatie. Waarom losse briefjes en achteraf invullen geld kosten.
K
Knippie
Redactie ·
Veelgestelde vragen
Over de auteur
K
Knippie
Redactie
Werkt bij Knippie aan software voor installatiebedrijven en spreekt wekelijks ondernemers uit de branche. Klopt er iets niet, of mis je context uit de praktijk? Laat het weten, we werken artikelen bij zodra de regels of de markt veranderen.
De uren die je monteur op locatie boekt zijn de grondstof voor twee dingen tegelijk: de factuur die eruit gaat en de nacalculatie waarmee je controleert of de klus wat opleverde. Registreer je die uren goed, op het juiste project en op het moment zelf, dan rollen je factuur en je margecontrole er bijna vanzelf uit. Registreer je ze op een los briefje dat vrijdagmiddag uit het geheugen wordt ingevuld, dan lek je aan beide kanten: uren die niet op de factuur komen, en een nacalculatie die je niet eens kunt maken. Urenregistratie is daarom geen administratieve verplichting die je erbij doet. Het is de brandstof waar je facturatie en je stuurinformatie op draaien. Dat het ook nog wettelijk moet, komt er gratis bij.
Voor een monteur ligt dat lastiger dan voor een kantoormedewerker. Hij doet drie klussen op een dag, rijdt ertussendoor, krijgt op de tweede klus de vraag of hij "meteen even" iets extra's kan doen, en pakt materiaal van de bus. Elk van die dingen is een uur of een euro die ergens vandaan moet komen. Wordt het niet op het moment zelf op het juiste project vastgelegd, dan is het tegen de tijd dat de factuur wordt gemaakt niet meer te reconstrueren. En wat je niet kunt reconstrueren, factureer je niet en calculeer je niet na.
Waarom losse briefjes en achteraf invullen geld kosten
Het gaat zelden mis omdat een monteur niet wil. Het gaat mis omdat de registratie op het verkeerde moment gebeurt, achteraf en uit het hoofd, in plaats van op de klus. Vier lekken die daaruit ontstaan:
Afronden naar beneden en vergeten uren. Wie zijn week op vrijdag uit zijn hoofd invult, onderschat. Acht uur en veertig minuten wordt 8 uur. Per monteur zo een uur per week weg, en dat was een declarabel uur.
Meerwerk dat verdampt. Het "kan je meteen even" op de klus is uitgevoerd, maar niet genoteerd en dus niet gefactureerd. Dit is precies het lek dat een winstgevend gecalculeerde klus verliesgevend maakt, zoals beschreven in het stuk over nacalculatie.
Reistijd die nergens landt. Rij-uren tussen adressen die niet apart staan, kun je niet doorbelasten waar dat mag, en ze tellen ook niet mee als niet-declarabel uur. Daardoor vertekent je kostprijs per uur: je bezettingsgraad lijkt hoger dan hij is.
Vertraging in de factuur. Briefjes raken kwijt of komen dagen later binnen. Elke dag dat je factuur opschuift, is een dag langer dat je op je geld wacht en je materiaal hebt voorgefinancierd.
Geen van deze vier is spectaculair. Bij elkaar, over zes monteurs en een jaar, zijn ze een gat in je omzet dat niemand ooit als post terugziet.
Wat je op de klus wilt vastleggen
Niet alles hoeft, maar dit wel. De rechterkolom laat zien waarvoor je het nodig hebt: bijna elke regel dient je factuur én je nacalculatie tegelijk.
Wat je vastlegt
Waarom het telt
Uren per projectnummer
Zonder koppeling aan een project geen factuurregel en geen nacalculatie. Dit is de enige echt harde voorwaarde.
Type werk (installatie, service, garantie)
Garantie-uren factureer je niet, maar je wilt ze wel zien. Ze horen bij je niet-declarabele uren.
Reistijd, apart geboekt
Doorbelasten waar dat mag, en anders meetellen als niet-declarabel uur in je kostprijs.
Meerwerk, apart gelabeld
Gekoppeld aan het akkoord van de klant, zodat het op de factuur belandt en niet in de vergetelheid.
Declarabel of niet-declarabel
Dit voedt je bezettingsgraad, de post met de grootste hefboom op je kostprijs.
Wie en wanneer
Voor de wettelijke registratie, en om te zien welke monteur op welke klus zat toen het misging.
Van één registratie naar factuur én nacalculatie
Het mooie is dat je die uren maar één keer hoeft in te voeren. Als de registratie op de klus op projectnummer gebeurt, voedt precies dezelfde invoer je factuur en je nacalculatie. Geen tweede administratie, geen overtypen.
Zo loopt een geboekt uur door
1
De monteur boekt op locatie
Op de klus, op het juiste projectnummer, met het type werk en de reistijd erbij. Op het moment zelf, niet 's avonds of op vrijdag uit het hoofd. Dat ene verschil in timing haalt de meeste lekken er al uit.
2
De uren landen op het project
Alle uren van alle monteurs die aan die klus werkten, hangen aan hetzelfde projectnummer, samen met het materiaal van de bon. Nu staat er per klus een compleet beeld.
3
De factuur rolt eruit
Dat is de kern van waarom urenregistratie meer is dan een verplichting: het is het enige punt in je proces waar je factuur én je margecontrole hun grondstof vandaan halen. Knoei je aan de bron, dan knoei je aan allebei.
En ja, het is ook wettelijk verplicht
Los van het geld is urenregistratie van personeel in Nederland gewoon verplicht, en op meer dan één manier. De Arbeidstijdenwet vraagt een deugdelijke registratie van arbeids- en rusttijden (artikel 4:3). Die registratie is vormvrij, dus je mag zelf weten hóe je het bijhoudt, zolang eruit blijkt dat je je aan de regels houdt. De gegevens moet je minstens 52 weken bewaren. De Wet minimumloon verplicht je daarnaast om het aantal gewerkte uren per loonperiode op de loonstrook te zetten, zodat controleerbaar is dat iedereen minstens het minimumloon per uur krijgt.
14 mei 2019Sinds dit arrest moeten werkgevers een objectief, betrouwbaar en toegankelijk systeem hebben om de arbeidstijd van hun personeel te meten
De kern: een systeem dat je monteurs sowieso hun uren op project laat boeken, dekt die wettelijke plicht in één moeite door. Je doet het niet twee keer.
Wat je zoekt in een urenregistratie voor monteurs
De SERP voor dit onderwerp staat vol met generieke tijdregistratie die net zo goed voor een advocatenkantoor werkt. Voor een installatiebedrijf zijn een paar dingen echt anders, en daar zou je op moeten letten.
Eigenschap
Waarom het voor een installatiebedrijf uitmaakt
Invullen op locatie, op de telefoon
Achteraf op kantoor invullen is precies waar het misgaat. Op de klus, op het moment zelf, is de helft van je lekken al gedicht.
Boeken op projectnummer
Zonder dit geen nacalculatie. Uren op de week in plaats van op het project zijn achteraf waardeloos.
Reistijd en meerwerk als aparte regels
Zodat ze op de factuur komen en in je kostprijs, in plaats van te verdampen tussen de klussen.
Onderscheid declarabel en niet-declarabel
Anders ken je je bezettingsgraad niet en klopt je kostprijs per uur niet.
Doorloop naar je facturatie
Uren die je met de hand moet overtypen, worden fout overgetikt of vergeten. De data moet doorstromen.
Simpel genoeg voor dagelijks gebruik
Drie tikken en klaar, anders vult de monteur het niet in en heb je alsnog niets. Gebruik gaat boven functies.
Urenregistratie is niet het invullen van een briefje voor de boekhouder. Het is het punt waarop je bepaalt of het uur dat je monteur maakte een factuurregel wordt en een cijfer in je nacalculatie, of dat het gewoon verdwijnt. Leg het op de klus vast, op het project, op het moment zelf, en de rest volgt vanzelf.
Laatst bijgewerkt:
Kort samengevat
Vrijwel alles wat de monteur boekt, voedt twee dingen tegelijk: de factuur die eruit moet en de nacalculatie die je marge zichtbaar maakt. Het projectnummer is de harde voorwaarde; zonder dat werkt de rest niet.
Declarabele uren maal je tarief, meerwerk erbij, reistijd in rekening gebracht waar afgesproken. Omdat niets wordt overgetikt, valt er ook niets weg tussen de klus en de factuur.
4
Dezelfde uren voeden de nacalculatie
Geboekte uren naast geoffreerde uren, per project. Zonder extra werk zie je of de klus opleverde wat je dacht. Een keer invoeren, twee keer gebruikt.
Kort samengevat
De rode draad: registreren op het moment zelf, op het project, met reistijd en meerwerk apart, en zonder overtypen naar je factuur. En simpel genoeg dat de monteur het echt doet.