Nacalculatie: waarom bijna geen installateur het doet
Nacalculatie legt geoffreerde en werkelijke uren naast elkaar. Waarom het gat je marge opeet, en hoe je een simpel ritme opzet zonder ERP.
K
Knippie
Redactie ·
Veelgestelde vragen
Over de auteur
K
Knippie
Redactie
Werkt bij Knippie aan software voor installatiebedrijven en spreekt wekelijks ondernemers uit de branche. Klopt er iets niet, of mis je context uit de praktijk? Laat het weten, we werken artikelen bij zodra de regels of de markt veranderen.
Nacalculatie is het naast elkaar leggen van wat je vooraf calculeerde en wat een klus werkelijk kostte, nadat het project is opgeleverd. Bijna geen enkel installatiebedrijf doet het structureel, en dat kost marge: zonder nacalculatie weet je nooit of je 40 geoffreerde uren in de praktijk ook echt 40 uur werden, of stiekem 50. Dat gat tussen geoffreerd en werkelijk is precies de plek waar je winst weglekt, en je ziet het pas als je het meet. Het goede nieuws is dat je er geen ERP voor nodig hebt. Wel een vast ritme.
De meeste installateurs calculeren keurig vóóraf. Ze schatten uren, tellen materiaal op, zetten er een marge op en sturen de offerte. Wat daarna gebeurt, blijft in het donker. De klus wordt uitgevoerd, de factuur gaat eruit, er komt geld binnen, en of dat geld overeenkwam met de calculatie weet niemand. Zolang er onder de streep iets overblijft, lijkt het goed te gaan. Nacalculatie is het ene moment waarop je controleert of dat gevoel klopt.
“
Na-calculatie wordt nu niet gedaan, dus dat is iets wat direct opgepakt moet worden.
EIEigenaar installatiebedrijf9 installateurs in dienst
Dat is geen zeldzame situatie. Het is de norm. En het is een benoemde, onvervulde behoefte: de eigenaar hierboven runt een bedrijf van negen man en weet dat het ontbreekt, maar het komt er simpelweg niet van.
Voorcalculatie en nacalculatie zijn twee helften van hetzelfde
Je calculatie is pas af als je hem achteraf controleert. De voorcalculatie bepaalt je prijs, de nacalculatie vertelt je of die prijs klopte. Zonder de tweede blijft de eerste een gok die je elke offerte opnieuw maakt, zonder ooit te leren of je goed gokt.
Kenmerk
Voorcalculatie
Nacalculatie
Wanneer
Vóór de klus, bij de offerte
Ná oplevering
Doel
Een prijs bepalen
Controleren of die prijs klopte
Gebaseerd op
Inschatting en normuren
Geboekte uren en werkelijke bonnen
Zegt iets over
Verwachte winst
Werkelijke winst
Wat de klant ervan ziet
De offerteprijs
n.v.t. (puur intern)
Hoe vaak in de praktijk
Elke offerte
Vrijwel nooit
Kort samengevat
Voorcalculatie bepaalt je prijs, nacalculatie controleert of die prijs klopte. De eerste doet iedereen, de tweede bijna niemand, terwijl je de winst pas in de tweede ziet.
Waarom het gat je winst opeet
Een klus die winstgevend werd gecalculeerd, kan verliesgevend zijn uitgevoerd zonder dat iemand het merkt. De reden is simpel: de extra uren staan nergens apart. Ze verdwijnen in de weekstaat, tussen tien andere klussen, en niemand telt ze terug naar het project waar ze bij hoorden.
Een voorbeeld, met zichtbare aannames zodat je je eigen cijfers kunt invullen. Neem een klus die je offreerde op 40 uur arbeid en 1.200 euro materiaal, met 600 euro gecalculeerde winst erop. In de uitvoering liep het net even anders.
Post
Geoffreerd
Werkelijk
Verschil
Arbeidsuren
40 uur
50 uur
+10 uur
Materiaal (inkoop)
€1.200
€1.380
+€180
Meerwerk gefactureerd
n.v.t.
€0
niet vastgelegd
Gecalculeerde winst
€600
−€270
−€870
Kort samengevat
Bij een kostprijs van 69 euro per uur (voorbeeld) kosten die 10 extra uren 690 euro, plus 180 euro materiaal. Samen 870 euro die niet in de offerte zat, terwijl er maar 600 euro winst was gecalculeerd. Een klus die 600 euro zou opleveren, draait zo 270 euro verlies.
Het kostprijsbedrag van 69 euro per uur is hier een voorbeeld. Wat jouw uur werkelijk kost, hangt af van je loonkosten, je buskosten en je bezettingsgraad, en dat reken je apart uit in het stuk over je kostprijs uurloon berekenen. Maar de beweging klopt bij elke kostprijs: tien onzichtbare uren en wat extra materiaal vreten een marge op die op papier gezond leek.
En dit was één klus. Draai je er zestig per jaar, en zit er structureel een paar uur onzichtbare overloop in, dan praat je niet over incidenten maar over een lek in je hele bedrijf. Het venijn zit erin dat de klussen die dit overkomt, meestal niet de klussen zijn die je verwacht. De klus die duidelijk misging, ken je al. Het is de klus die "net goed" voelde die je marge opeet, want daar heeft niemand een reden om terug te tellen.
Waarom bijna niemand het doet
Het ligt zelden aan onwil. Het ligt aan drie dingen die elkaar versterken.
De uren staan niet op het project. Als monteurs hun tijd op de week schrijven in plaats van op een projectnummer, valt er achteraf niets naast elkaar te leggen. De grondstof voor nacalculatie ontbreekt gewoon.
Er is geen vast moment voor. Nacalculatie heeft geen deadline en geen klant die erop wacht, dus het verliest elke week van de dingen die dat wel hebben. Wat niet is ingepland, gebeurt niet.
Het voelt als werk zonder opbrengst. De opbrengst komt pas als je erop stuurt, en tot die tijd lijkt het administratie om de administratie. Precies daarom blijft het liggen, ook bij bedrijven die weten dat het zou moeten.
Er speelt vaak nog een vierde, stillere reden: je weet niet zeker of je de uitkomst wil zien. Zolang je niet nacalculeert, kun je geloven dat het wel goed zit. Dat is een dure vorm van gemoedsrust.
Een nacalculatie-ritme opzetten zonder ERP
Je hebt geen nieuw systeem nodig om te beginnen. Je hebt een getal, een gewoonte en de bereidheid om iets met de uitkomst te doen. Begin klein en breid pas uit als het ritme staat.
Nacalculatie in vier stappen
1
Kies één getal om mee te beginnen
Niet alles tegelijk. Begin met uren: geoffreerde uren tegenover geboekte uren per project. Uren zijn de grootste en de meest onzichtbare post, dus daar zit de meeste winst te halen. Materiaal en meerwerk voeg je later toe, als het uren-ritme eenmaal loopt.
2
Boek uren op projectnummer
Dit is de enige harde voorwaarde. Zonder uren die aan een project hangen, kun je niets vergelijken. Elke urenregistratie kan dit, mits je monteurs een projectnummer of klusnaam invullen in plaats van alleen een dag. Spreek dit één keer duidelijk af en controleer het de eerste weken.
3
Dat is de kern. Geen implementatietraject, geen consultant, geen migratie. Een urenregistratie die op project boekt en een half uur per week discipline brengen je verder dan de meeste installatiebedrijven ooit komen, simpelweg omdat de meeste installatiebedrijven stap drie nooit inplannen.
Waar begin je
Kies het type klus dat je het vaakst doet. Daar telt een structurele misrekening het hardst op, want je herhaalt hem tientallen keren per jaar. Als je normtijd voor een standaard installatie er twee uur naast zit, is dat bij één klus een rimpel en over een jaar een golf.
Neem daarnaast bewust een handvol klussen mee waarvan je onderbuik zei dat ze tegenvielen. Niet om jezelf gelijk te geven, maar omdat je onderbuik meestal klopt en nu voor het eerst een getal krijgt. En pak, als je durft, een paar klussen die juist goed voelden. Dat zijn de leerzaamste, want als daar een gat in zit dat je niet zag aankomen, weet je meteen dat je systeem het probleem is en niet je gevoel.
Nacalculatie maakt van je marge iets dat je stuurt in plaats van iets dat je achteraf hoopt. Je hoeft er niet je hele administratie voor om te gooien. Je hoeft alleen te stoppen met wegkijken van de uren die je toch al maakt.
Laatst bijgewerkt:
Plan een vast half uur per week
Zet het in je agenda, bijvoorbeeld vrijdagmiddag. Pak de drie tot vijf klussen die deze week zijn opgeleverd en leg per klus geoffreerd naast werkelijk. Meer dan een half uur is het niet, mits de uren op het project staan. Het vaste moment is belangrijker dan de precisie.
4
Doe iets met de uitschieters
Nacalculatie zonder gevolg is tijdverlies. Loopt een bepaald type klus er structureel overheen, pas dan je normuren aan, je offerteprijs, of de manier waarop je die klus inplant. Eén aangepaste normtijd die klopt, verdient het hele ritme terug.