Werkbon-app kiezen: van papieren naar digitale werkbon
Van papier naar een digitale werkbon-app: wat het oplevert, wat je fout kunt doen en waar je op let bij het kiezen. Ook voor zzp'ers.
K
Knippie
Redactie ·
Veelgestelde vragen
Over de auteur
K
Knippie
Redactie
Werkt bij Knippie aan software voor installatiebedrijven en spreekt wekelijks ondernemers uit de branche. Klopt er iets niet, of mis je context uit de praktijk? Laat het weten, we werken artikelen bij zodra de regels of de markt veranderen.
Een digitale werkbon-app laat je monteur op locatie de uren, het gebruikte materiaal, foto's en de handtekening van de klant vastleggen, waarna die bon direct doorstroomt naar je facturatie. Geen bonnetjes meer die in de bus blijven liggen en geen gegevens die je 's avonds opnieuw in Word overtikt. Grofweg zijn er twee soorten: een losse werkbon-app die je aan je boekhouding koppelt, of een werkbon die onderdeel is van een compleet installatiepakket. Werk je als zzp'er of kleine ploeg, dan is die eerste bijna altijd genoeg. Waar je op let bij het kiezen: de koppeling met jouw boekhouding, offline kunnen werken, foto's en handtekening, en of je de uren aan de juiste klus kunt hangen.
Wat een digitale werkbon oplevert
Het punt van een werkbon-app is niet dat de bon er netter uitziet. Het punt is dat de bon zichzelf verder verwerkt. De monteur vinkt de klus af, de klant tekent op het scherm, en dezelfde uren en materialen staan een tel later klaar als conceptfactuur. Dat scheelt je twee dingen die je nu waarschijnlijk elke week kwijt bent: de avond overtypen, en de dagen tussen oplevering en factuur waarin je geld op straat ligt.
Die handtekening op het scherm is gewoon geldig. In Nederland is een elektronische handtekening in principe net zo rechtsgeldig als een handtekening op papier, zolang die voldoende betrouwbaar is voor het doel waarvoor je hem gebruikt (Ondernemersplein, op basis van de Europese eIDAS-verordening en artikel 3:15a BW). Voor het aftekenen van een werkbon op locatie is dat ruim voldoende. Je hebt geen dure certificaten nodig, een handtekening op de tablet volstaat.
En de bewaarplicht regelt hij meteen mee. Een afgetekende werkbon hoort bij je administratie, en die moet je minimaal 7 jaar bewaren volgens de Belastingdienst. Die plicht geldt ook digitaal. Een app zet dat op de automaat, terwijl een stapel papier op de bus dat niet doet.
Wat er misgaat met papier of Word
Papier en een Word-sjabloon werken prima tot een stuk of tien klussen per week. Daarna gaat het op vaste plekken mis, en bijna altijd kost het je geld in plaats van tijd.
De bon raakt zoek of wordt onleesbaar, en zonder bon of zonder handtekening sta je zwak als een klant de rekening betwist. Je typt alles een tweede keer over, van bon naar factuur, en bij het overtypen sluipen er fouten in. De factuur gaat later de deur uit, soms weken later, omdat de bon eerst van de bus naar kantoor moet. En het minst zichtbare: de uren blijven los van de klus hangen. Daardoor doe je geen nacalculatie, en dan weet je aan het eind van het jaar wel dat het tegenvalt, maar niet welke klussen je marge opeten.
Dat laatste is de stille kostenpost. Een werkbon die aan een specifieke klus vastzit, is het enige waarmee je gecalculeerde uren tegen werkelijke uren kunt leggen. Op papier gebeurt dat niet, want niemand telt achteraf bonnetjes bij elkaar op.
Wat hoort er op een goede werkbon
1
Uren per monteur
De gewerkte tijd, gekoppeld aan de klus en aan de persoon. Dit is de basis voor je factuur en voor je nacalculatie.
2
Gebruikt materiaal
Wat er de bus uit ging en op de klus verdween. Zonder dit reken je materiaal structureel te laag door.
3
Foto's van de situatie
Losse werkbon-app of onderdeel van een compleet pakket
Als je gaat zoeken, kom je twee heel verschillende dingen tegen die allebei werkbon-app heten. Het helpt om ze uit elkaar te houden, want ze lossen niet hetzelfde probleem op.
De eerste is een losse werkbon-app. Dat is een app op de telefoon of tablet die je aan je boekhouding koppelt. Let op: Moneybird is zelf een boekhoudpakket, geen werkbon-app. De zoekterm werkbon app moneybird gaat dus over zo'n losse app die je aan Moneybird hangt, waarna de afgetekende bon binnenkomt als conceptfactuur (Moneybird). Zo hoef je de uren en het materiaal niet nog eens in te tikken. Dit type is snel op te zetten en past bij zzp en kleine ploegen.
De tweede is een werkbon die al in een compleet pakket zit. Bij de zoekterm syntess werkbon app is dat aan de hand: Syntess levert zijn mobiele werkbon als onderdeel van het ERP, met uren, materiaal, foto's en handtekening die real-time terugkoppelen naar de planning. Je koopt dan geen losse werkbon, maar een systeem waar de werkbon een onderdeel van is. Dat is logisch zodra je planning, voorraad en projecten in één systeem wilt, en overdreven als je dat niet nodig hebt. Welk compleet pakket bij welke bedrijfsomvang past, hebben we apart uitgewerkt in onze vergelijking van software voor installatiebedrijven.
Drie manieren om je werkbon te regelen
Aanpak
Wat het is
Past bij
Waar je op let
Papier of Word
Bonnen met de hand of een sjabloon, later overtypen
Niemand met meer dan een handvol klussen per week
Zoekraken, dubbel werk, niet-ondertekende bonnen, geen nacalculatie
Losse werkbon-app
App op telefoon of tablet, gekoppeld aan je boekhouding
Zzp en kleine ploegen die snel willen starten
Of de koppeling met jouw boekhouding bestaat en of offline werken kan
Werkbon in een compleet pakket
Werkbon als onderdeel van installatiesoftware of een ERP
Bedrijven die planning, voorraad en projecten in één systeem willen
Meer inrichting, en het prijsmodel rekent vaak per gebruiker
Kort samengevat
Kies op waar je nu tijd verliest en op wat er al in je boekhouding staat. Als zzp'er of kleine ploeg begin je met een losse app die aan je boekhouding koppelt; heb je planning, voorraad en projecten nodig, dan hoort de werkbon in een compleet pakket. In beide gevallen zit de winst in de doorstroom naar de factuur, niet in de bon zelf.
Waar je op let bij het kiezen
Vier dingen bepalen bijna altijd of een werkbon-app bij je past. De rest is smaak.
De koppeling met je boekhouding is de belangrijkste. Een bon die niet doorstroomt naar je factuur, is een duurdere manier van overtypen. Check dus of de app aansluit op het pakket dat je al gebruikt, of dat nu Moneybird, e-Boekhouden of Exact is, en of dat als kant-en-klare koppeling bestaat en niet als los maatwerk.
Offline werken is de tweede. Je monteur staat op een dak, in een kruipruimte of in een meterkast zonder bereik. Een app die daar niet werkt, valt precies uit op het moment dat je hem nodig hebt. De bon moet lokaal opgeslagen worden en later vanzelf synchroniseren.
Foto's en handtekening zijn de derde. Dat klinkt vanzelfsprekend, maar niet elke app laat je foto's aan de regel hangen of een handtekening vastleggen die aan de bon blijft plakken. Juist dat is je bewijsmateriaal bij discussie over meerwerk.
En de vierde: kun je de uren aan de klus hangen. Zonder die koppeling doe je geen nacalculatie, en dan mis je het enige cijfer waarmee je je prijzen kunt bijstellen. Vraag bij een demo dus niet alleen hoe een bon eruitziet, maar hoe je achteraf ziet welke klus verlies draaide.
Werkbon-app als zzp'er
Als zzp'er is de keuze simpeler dan de listicles doen voorkomen. Je hebt geen planning voor een team nodig en geen rechtenbeheer, want je bent zelf de enige die in het systeem werkt. Een losse werkbon-app die aan je boekhouding koppelt, dekt je hele proces: bon invullen op de klus, klant laten tekenen, thuis niets meer overtypen.
Het prijsmodel per gebruiker, dat bij grotere ploegen het pijnpunt is, werkt in jouw voordeel: je betaalt voor één account. Let vooral op de koppeling met het boekhoudpakket dat je al draait en op offline werken. En denk niet dat nacalculatie iets voor de grote jongens is. Juist als eenpitter wil je weten welk type klus jou geld oplevert en welk type je vooral tijd kost, want jij bent degene die die tijd niet twee keer kan verkopen.
Kort samengevat
Van papier of Word naar een digitale werkbon overstappen levert je drie dingen op: geen dubbel overtypen, een factuur die dezelfde dag de deur uit kan, en uren die aan de klus vastzitten zodat nacalculatie eindelijk kan. Het aftekenen op het scherm is rechtsgeldig en de bewaarplicht regelt de app mee. De keuze zelf komt neer op één vraag: heb je genoeg aan een losse app die aan je boekhouding koppelt, of hoort de werkbon in een compleet pakket met planning en voorraad. Zzp en kleine ploegen zitten vrijwel altijd goed met het eerste.
Waar het uiteindelijk op aankomt is of de bon doorstroomt naar je factuur en of je de uren aan de juiste klus kunt hangen. Die twee dingen bepalen of een werkbon-app je echt tijd en geld bespaart, ongeacht welk pakket je kiest.
Laatst bijgewerkt:
Voor en na, plus de dingen die je niet zelf veroorzaakte. Foto's winnen elke discussie over meerwerk of schade.
4
Handtekening voor akkoord
De klant tekent op locatie voor de uitgevoerde uren en het materiaal. Dat is je bewijs dat er akkoord was.
5
Doorstroom naar de factuur
De bon zet zichzelf om in een conceptfactuur. Dit is het verschil tussen een digitale bon en een foto van een papieren bon.