Voorraadbeheer installatiebedrijf: van bus tot magazijn
Voorraadbeheer voor installatiebedrijven: materiaal op de bus per monteur, voorraad per project, besteldrempels en koppeling aan je offerte en paklijst.
K
Knippie
Redactie ·
Veelgestelde vragen
Over de auteur
K
Knippie
Redactie
Werkt bij Knippie aan software voor installatiebedrijven en spreekt wekelijks ondernemers uit de branche. Klopt er iets niet, of mis je context uit de praktijk? Laat het weten, we werken artikelen bij zodra de regels of de markt veranderen.
Voorraadbeheer voor een installatiebedrijf is niet één voorraad, maar twee: het materiaal dat op de bus van elke monteur ligt, en de voorraad in je magazijn of gereserveerd per project. Goed voorraadbeheer zorgt dat het juiste materiaal op de bus ligt op het moment dat de monteur bij de klant staat, dat er niets zoekraakt of dubbel besteld wordt, en dat je geen kapitaal vastlegt in materiaal dat maandenlang in een hoek van de loods blijft liggen. Dat is een ander vraagstuk dan het generieke voorraadbeheer waar de grote softwarepakketten over schrijven, want die gaan uit van één centraal magazijn. Jouw voorraad rijdt elke ochtend vier kanten op.
De winst zit dus niet in een dure module, maar in twee dingen goed op orde krijgen: weten wat er op elke bus hoort te liggen, en verbruik afboeken op het moment dat het gebeurt. De rest van dit artikel maakt dat concreet.
Twee voorraden, niet één
Het denkfout die de meeste installatiebedrijven maken, is voorraadbeheer behandelen als één lijst. In de praktijk zijn het twee heel verschillende voorraden met een ander doel en een ander risico.
De busvoorraad is de rijdende basis: de snellopers en het verbruiksmateriaal dat een monteur elke dag nodig heeft, zoals fittingen, wartels, klemmen, montagemateriaal, kit en tape. Die voorraad hoort standaard te zijn en per monteur bekend. Het risico hier is niet dat je te weinig hebt, maar dat je het kwijt bent: materiaal dat achterin verdwijnt onder ander gereedschap, of dat de ene monteur van de andere leent zonder dat iemand dat bijhoudt.
De magazijn- of projectvoorraad is anders. Dat is het duurdere en grotere materiaal dat je per klus inkoopt of op voorraad houdt: de omvormer, de warmtepomp, de meterkastonderdelen, de kabelhaspels. Hier is het risico juist dubbel bestellen en dode voorraad: onderdelen die je voor een geannuleerd project kocht en die nu niemand meer terugvindt.
Busvoorraad versus magazijnvoorraad
Kenmerk
Busvoorraad
Magazijnvoorraad
Wat er ligt
Snellopers, klein verbruiksmateriaal, standaard fittingen
Projectmateriaal, dure onderdelen, bulk
Beheerd door
De monteur zelf
Werkvoorbereiding of magazijnbeheerder
Aanvulmoment
Per rit of vast wekelijks
Bij besteldrempel of bij projectstart
Gereserveerd per project
n.v.t.
Ja, apart gelegd per klus
Grootste risico
Zoekraken en dood gewicht in de bus
Dubbel bestellen en dode voorraad
Kort samengevat
Beheer je bus op minimumvoorraad en aanvullen, en je magazijn op besteldrempels en reserveren per project. Wie beide op dezelfde manier probeert bij te houden, verliest op één van de twee.
Waar het geld weglekt
Voorraad die je niet beheert, kost je op vier manieren geld, en geen daarvan staat op een factuur. Ze zijn daarom lastig te zien.
Ten eerste een tweede rit. De monteur staat bij de klant, het materiaal ligt niet op de bus, dus hij rijdt terug naar de groothandel of komt een dag later terug. Die verloren uren tellen niet als voorraadkosten, maar het is precies waar voorraadbeheer over gaat: het juiste materiaal op de juiste bus op het juiste moment.
Ten tweede dubbel inkopen. Niemand weet zeker of dat onderdeel nog in het magazijn ligt, dus wordt het voor de zekerheid opnieuw besteld. Bij dure onderdelen loopt dat hard op.
Ten derde dode voorraad. Materiaal dat je ooit voor een project kocht dat niet doorging, of restanten van een klus die niemand terugboekte. Dat geld staat stil in je loods en je btw hebt er al over voorgefinancierd.
Ten vierde zoekraken. Klein materiaal dat verdwijnt tussen bussen, projecten en monteurs. Per stuk niets, per jaar een bedrag dat je nooit terugziet omdat het nooit ergens is geregistreerd.
Koppel je voorraad aan de offerte en de paklijst
Dit is het punt waarop installatie-specifiek voorraadbeheer verschilt van elke generieke voorraadmodule. Bij jou begint de voorraad niet in het magazijn, maar in de offerte.
Als je een offerte opbouwt uit materiaalregels die uit je eigen artikelbestand komen, dan weet het systeem al wat er straks nodig is voordat de klus start. Uit die regels rolt automatisch een paklijst: precies wat er mee moet naar de klant, in de juiste aantallen. De monteur laadt in tegen die lijst in plaats van uit het hoofd, en aan het eind boekt hij op de werkbon af wat werkelijk gebruikt is.
Zo ontstaat één keten van vier stappen die elkaar controleren:
De keten van offerte tot voorraad
1
Offerte met materiaalregels
Je bouwt de offerte op uit artikelen met vaste inkoop- en verkoopprijzen. Daarmee ligt vast wat de klus aan materiaal kost en wat er nodig is, nog voordat er iemand rijdt.
2
Paklijst uit de offerte
Uit de geaccepteerde offerte genereer je de paklijst voor de klus. De monteur laadt tegen die lijst, niet op gevoel. Wat niet op de lijst staat, gaat ook niet onnodig mee.
3
Werkbon boekt verbruik af
Het verschil met een losse voorraadmodule is dat niemand de voorraad apart hoeft bij te werken. De voorraad daalt doordat je een werkbon afsluit, niet doordat iemand aan het eind van de week gaat tellen. Dat handmatige tellen is precies de stap die in de praktijk altijd overgeslagen wordt zodra het druk is.
Minimumvoorraad en besteldrempels
Voor de artikelen die je steeds opnieuw nodig hebt, wil je niet elke keer nadenken over bestellen. Daarvoor werk je met een minimumvoorraad en een besteldrempel: zodra de voorraad onder een vast punt zakt, bestel je automatisch bij tot een vast maximum. Dit is de meest gebruikte methode in voorraadbeheer, en hij werkt net zo goed op de bus als in het magazijn.
De besteldrempel bereken je zo: het verbruik tijdens de levertijd, plus een veiligheidsvoorraad voor pieken en late leveringen. Hieronder een rekenvoorbeeld met zichtbare aannames, zodat je je eigen cijfers kunt invullen. Het zijn geen branchecijfers, alleen een voorbeeld van hoe de som loopt.
Post
Aanname
Waarde
Verbruik per week
uit je eigen historie
40 stuks
Levertijd leverancier
5 werkdagen
1 week
Verbruik tijdens levertijd
verbruik × levertijd
40 stuks
Veiligheidsvoorraad
buffer voor pieken, circa 1 week
40 stuks
Besteldrempel
verbruik levertijd + veiligheid
80 stuks
Aanvullen tot
circa 3 weken voorraad
120 stuks
De kunst zit in eerlijke aannames. Zet je je veiligheidsvoorraad te hoog, dan legt dat kapitaal vast en creëer je juist dode voorraad. Zet je hem te laag, dan sta je met lege handen bij de klant. Reken de drempel per artikel door voor je echte snellopers, en laat je incidentele artikelen gewoon per project bestellen. Niet elk artikel hoeft een drempel.
Zo zet je voorraadbeheer op
Je hoeft niet met een compleet systeem te beginnen. De volgorde hieronder werkt van eenvoudig naar volledig, en na de eerste twee stappen heb je het grootste deel van het probleem al te pakken.
Zo zet je voorraadbeheer op
1
Leg de vaste busvoorraad vast per monteur
Maak per bus een lijst met snellopers en verbruiksmateriaal, met per artikel een minimumaantal. Dit alleen al voorkomt de meeste tweede ritten, en het maakt duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is.
2
Benoem je magazijnlocaties
Geef vaste plekken een naam: schap A, stelling B, bus 3. Zodra elk artikel een locatie heeft, stopt het zoeken en het dubbel bestellen. Reserveer projectmateriaal apart, zodat het niet per ongeluk voor een andere klus meegaat.
3
Koppel voorraad aan offerte en paklijst
Spreadsheet, groothandel of software
Hoe je dit inricht, hangt af van je omvang. Onder de paar monteurs met een overzichtelijk assortiment kom je ver met een vaste busvoorraadlijst en een spreadsheet, op één voorwaarde: iemand houdt het echt bij. Zodra dat afboeken bij drukte als eerste sneuvelt, klopt je voorraad niet meer en is de lijst waardeloos.
Een tussenoplossing die veel installateurs onderschatten, ligt bij de leverancier zelf. De meeste technische groothandels bieden een vorm van beheerde busvoorraad, waarbij de monteur verbruik scant en de bus op afgesproken momenten wordt aangevuld, soms met nachtlevering rechtstreeks in de bus. Isero beschrijft zo'n voorraadbeheer voor de werkbus waarbij verbruik gescand wordt en de aanvulling automatisch loopt. Dat neemt het bijhouden van je snellopers uit handen zonder dat je zelf software hoeft te draaien.
Werk je met meerdere bussen, een magazijn en projectvoorraad tegelijk, dan wil je software waarin verbruik automatisch van de voorraad afgaat. De grote ERP-pakketten voor de installatiebranche hebben magazijnbeheer volledig ingebouwd; Syntess presenteert zich bijvoorbeeld als grootste softwareleverancier voor installatiebedrijven in Nederland. Dat is gebouwd voor bedrijven met eigen werkvoorbereiders en een magazijnbeheerder. Zit je daar nog onder, dan is een lichter pakket dat voorraad aan de werkbon koppelt vaak genoeg: je hoeft geen volledig magazijnsysteem om te weten wat er op de bus hoort te liggen.
Wat je ook kiest, de kern blijft hetzelfde. Voorraadbeheer voor een installatiebedrijf gaat niet over één centraal magazijn, maar over materiaal dat elke dag meerijdt. Beheer je bus op vaste minimumvoorraad, je magazijn op besteldrempels en reserveringen, en koppel verbruik aan de werkbon, dan lost het grootste deel zichzelf op. De rest is discipline, geen software.
Begin klein, met de busvoorraadlijst en het afboeken op het juiste moment, en breid pas uit als je omvang daarom vraagt. Zo houd je grip zonder dat je meteen een compleet magazijnsysteem nodig hebt.
Laatst bijgewerkt:
Bij oplevering registreert de monteur op de werkbon wat werkelijk gebruikt is. Dat gaat automatisch af van je voorraad, of dat nu bus- of projectvoorraad was.
4
Nacalculatie sluit de kring
Je legt gecalculeerd materiaal naast werkelijk verbruik. Zit er structureel verschil in, dan klopt je calculatie niet of lekt er materiaal weg. Zonder deze stap zie je het nooit.
Kort samengevat
Zodra dit artikel onder 80 stuks komt, bestel je bij tot 120. Vervang de aannames door je eigen verbruik en levertijd uit je historie; de formule verandert niet.
Bouw offertes op uit je artikelbestand, zodat er automatisch een paklijst uitrolt. Nu weet je vóór de klus wat er nodig is, in plaats van erachter te komen bij de klant.
4
Zet minimumvoorraad en besteldrempels op je snellopers
Alleen op de artikelen die je steeds opnieuw gebruikt. Bestel automatisch bij zodra de voorraad onder de drempel zakt, en laat incidentele artikelen per project lopen.
5
Boek af op de werkbon en check met nacalculatie
Laat verbruik afgaan op het moment dat de monteur de werkbon afsluit. Vergelijk daarna gecalculeerd met werkelijk verbruik, zodat je ziet waar materiaal weglekt of je calculatie scheef zit.