Onderhanden werk: zo maakt of breekt het je cashflow
Wat onderhanden werk is, hoe je het fiscaal en boekhoudkundig waardeert, en hoe deelfacturatie en materiaalvoorschotten je cashflow beschermen.
K
Knippie
Redactie ·
Veelgestelde vragen
Over de auteur
K
Knippie
Redactie
Werkt bij Knippie aan software voor installatiebedrijven en spreekt wekelijks ondernemers uit de branche. Klopt er iets niet, of mis je context uit de praktijk? Laat het weten, we werken artikelen bij zodra de regels of de markt veranderen.
Onderhanden werk is al het werk dat je hebt uitgevoerd voor een aangenomen opdracht, maar nog niet aan de klant hebt gefactureerd. Bij een installatieproject dat weken loopt is dat een groot bedrag: het materiaal is ingekocht en betaald, je monteurs zijn betaald, de bus heeft gereden, en de factuur moet nog de deur uit. Dat bedrag financier je zelf voor. Precies daarom maakt of breekt onderhanden werk (afgekort OHW) je cashflow: hoe langer je projecten lopen en hoe later je factureert, hoe meer eigen geld er vastzit in werk dat op papier winstgevend is maar nog niets heeft opgeleverd.
Voor een installatiebedrijf speelt dit sterker dan voor bijna elke andere ondernemer. Je koopt de warmtepomp, de omvormers of de laadpalen vooraf in, je zet er weken arbeid op, en pas bij oplevering gaat de rekening naar de klant. Tussen "kosten gemaakt" en "geld binnen" zit een gat van weken tot maanden. Dat gat is je onderhanden werk.
Wat onderhanden werk precies is
Zolang een project loopt, verzamel je kosten die nog geen factuur zijn geworden: gewerkte uren, verwerkt materiaal, ingehuurde onderaannemers, een deel van je overhead. Tel daar de winst bij op die hoort bij het uitgevoerde deel, en je hebt de waarde van je onderhanden werk. Trek er de termijnen af die je al hebt gefactureerd, en je houdt over wat er nog aan opgebouwde waarde op je balans staat.
In gewone taal: het is de voorraad half-af werk waar nog geen rekening tegenover staat. Elke installateur met projecten die langer dan een paar dagen lopen, heeft het, of hij het nu bijhoudt of niet. Het verschil zit hem in of je het ziet.
Post
Bedrag
Contractprijs (excl. btw)
€30.000
Totale geschatte kosten
€24.000
Gemaakte kosten tot nu (arbeid + materiaal)
€15.000
Voortgang (15.000 / 24.000)
62,5%
Toe te rekenen opbrengst (62,5% × 30.000)
€18.750
Al gefactureerd (eerste termijn)
€10.000
Onderhanden werk op de balans
€8.750
Kort samengevat
Halverwege dit project staat er 8.750 euro aan onderhanden werk op de balans: waarde die je hebt opgebouwd maar nog niet hebt gefactureerd, en die je dus zelf voorfinanciert.
De bedragen hierboven zijn een voorbeeld, geen norm. Ze staan er om de som te laten zien. Vul je eigen projectcijfers in.
Waarom je het moet waarderen: de fiscale kant
Onderhanden werk bijhouden is niet vrijblijvend. De Belastingdienst schrijft voor hoe je het waardeert, en die regel is streng: je moet winst voortschrijdend nemen. Volgens de Belastingdienst betekent dat: "U mag niet wachten met winstneming tot het werk of de opdracht is afgerond. Als een opdracht voor de helft klaar is, dan moet u dus de helft van de overeengekomen prijs op dat moment activeren."
Je waardeert je onderhanden werk dus op het deel van de overeengekomen vergoeding dat is toe te rekenen aan het uitgevoerde werk. In de kostprijs neem je alle direct toerekenbare kosten mee: lonen, materialen, kosten en afschrijving van gebruikte machines, energie en werk door derden. Daar bovenop reken je het constante deel van je algemene kosten (denk aan de loonkosten van de leiding en je huisvesting), en je activeert een evenredig deel van je winstopslag.
Deze verplichting staat sinds boekjaren die op of na 1 januari 2007 begonnen in artikel 3.29b van de Wet inkomstenbelasting 2001. De Belastingdienst heeft daarnaast met brancheorganisaties afspraken gemaakt over de waardering, om het rekenwerk hanteerbaar te houden. Het praktische gevolg voor jou: winst die je op een lopend project hebt opgebouwd, is fiscaal al zichtbaar voordat de klant heeft betaald. Wie zijn onderhanden werk niet bijhoudt, komt daar bij de aangifte achter, en meestal niet op een prettig moment.
De boekhoudkundige kant: naar rato van de voortgang
In je jaarrekening heet dezelfde beweging de percentage of completion-methode, vastgelegd in Richtlijn 221 van de Raad voor de Jaarverslaggeving. Kort gezegd, en dit sluit aan bij de fiscale regel: als je het resultaat van een project betrouwbaar kunt inschatten, verwerk je de opbrengsten en kosten naar rato van de verrichte prestaties per balansdatum. Je wacht dus niet met de hele winst tot de oplevering, je verdeelt hem over de looptijd. Dat legt de externe verslaggeving helder uit.
Er is een uitzondering die voor installateurs belangrijk is, en die precies de andere kant op werkt. Een verwacht verlies op een project neem je niet netjes naar rato, maar direct en volledig als last. Zit je op een klus die uit de hand loopt, dan mag je het verlies niet uitsmeren over de resterende weken: het hele voorziene verlies gaat meteen door je resultaat. Winst met mate en op tijd, verlies in één keer en meteen. Dat is bewust voorzichtig.
Waarom onderhanden werk je cashflow maakt of breekt
Nu de kern. Onderhanden werk is niet alleen een boekhoudpost, het is een bak met jouw geld die vastzit. Bij een installatieproject betaal je vooruit op drie fronten tegelijk: het materiaal koop je vooraf in, je monteurs krijgen elke maand hun loon, en je overhead loopt gewoon door. De opbrengst komt pas als de klant betaalt, en dat is bij facturatie op oplevering al snel weken later, plus de betaaltermijn er nog bovenop.
Zo ontstaat het klassieke probleem waar veel groeiende installatiebedrijven tegenaan lopen: op papier draai je winst, maar je bankrekening staat strak. Hoe meer projecten je tegelijk hebt lopen, hoe meer geld er in onderhanden werk vastzit, en hoe harder je groeit, hoe erger dat wordt. Groei vreet cash. Een bedrijf kan winstgevend zijn en tóch omvallen omdat het de voorfinanciering van zijn eigen orderportefeuille niet meer kan opbrengen.
Dat is geen theorie. In een sector waar het voorfinancieren van materiaal en lange betaaltermijnen de norm zijn, bepaalt goed geregelde facturatie het verschil tussen krap zitten en comfortabel ondernemen, zoals ook Installatie.nl beschrijft.
Zo bescherm je je cashflow
De oplossing is niet ingewikkeld, maar hij vraagt discipline: zorg dat er geld binnenkomt terwijl je de kosten maakt, niet pas als alles klaar is. Twee knoppen doen het meeste werk: waar je begint met factureren, en hoe vaak.
Vier manieren om je onderhanden werk klein te houden
1
Vraag een aanbetaling of materiaalvoorschot
De grootste klap komt vooraf, bij de inkoop van het materiaal. Spreek een aanbetaling of een materiaalvoorschot af zodat je de dure spullen niet weken uit eigen zak betaalt. Dan is de inkoop al deels gedekt voordat de eerste monteur begint.
2
Factureer in termijnen, niet pas bij oplevering
Verdeel de contractprijs over meerdere termijnen die je factureert op logische momenten: bij start, na een belangrijke fase, en bij oplevering. Beter kleinere bedragen vaker dan één groot bedrag aan het eind. Zo haal je geld binnen terwijl het project loopt.
3
Wat dat concreet doet, zie je als je hetzelfde project op twee manieren factureert. De marge is gelijk, de klant betaalt evenveel, maar het bedrag dat jij voorfinanciert verschilt enorm.
Aanpak
Wanneer je geld binnenkomt
Wat je zelf voorfinanciert
Factureren bij oplevering
Alles na 8 weken, plus de betaaltermijn
Al het materiaal en alle arbeid, 8 weken lang
Aanbetaling plus twee termijnen
Bij start, halverwege en bij oplevering
Alleen het gat tussen twee termijnen
Kort samengevat
Met termijnfacturatie schuif je de voorfinanciering van weken naar dagen. Hetzelfde project en dezelfde marge, maar veel minder eigen geld dat vastzit in onderhanden werk.
Kort samengevat
Onderhanden werk is de waarde die je hebt opgebouwd maar nog niet hebt gefactureerd, en het is echt geld dat vastzit. Fiscaal moet je het waarderen en je winst voortschrijdend nemen; boekhoudkundig verwerk je opbrengsten en kosten naar rato van de voortgang, met verwachte verliezen in één keer. Commercieel houd je het beheersbaar door aanbetalingen, termijnfacturatie en een betaalschema dat in het contract staat. Doe je dat niet, dan financier je je eigen groei uit eigen zak, en dat is precies waar winstgevende bedrijven op vastlopen.
De bedragen in dit artikel zijn voorbeelden en geen branchenorm. Voor de fiscale en boekhoudkundige waardering van je onderhanden werk geldt: laat het controleren door je accountant of boekhouder, of raadpleeg de Belastingdienst. Dit artikel is geen belastingadvies.
Laatst bijgewerkt:
Leg het betaalschema vast in het contract
Bespreek het betaalschema tijdens de onderhandeling, niet achteraf. Zet de termijnen, de bedragen en de betaaltermijn zwart op wit in je offerte of opdrachtbevestiging. Een termijn die in het contract staat, hoef je later niet te bevechten.
4
Meet je onderhanden werk elke maand
Je kunt alleen sturen wat je ziet. Bereken per lopend project wat je hebt opgebouwd en wat je al hebt gefactureerd, en tel dat op tot je totale onderhanden werk. Loopt dat bedrag op, dan zit er meer eigen geld vast en wordt het tijd om een termijn te sturen.