Klant betaalt niet? Stappenplan voor installateurs
Klant betaalt niet na oplevering? De incassoroute voor installateurs: 14-dagenbrief, deurwaarder, eigendomsvoorbehoud en het opleveringsgeschil.
K
Knippie
Redactie ·
Veelgestelde vragen
Over de auteur
K
Knippie
Redactie
Werkt bij Knippie aan software voor installatiebedrijven en spreekt wekelijks ondernemers uit de branche. Klopt er iets niet, of mis je context uit de praktijk? Laat het weten, we werken artikelen bij zodra de regels of de markt veranderen.
De hoofdlijn: stuur eerst een vriendelijke herinnering, dan een formele aanmaning. Bij een particuliere klant is die aanmaning de wettelijke 14-dagenbrief; die is verplicht voordat je incassokosten mag rekenen. Betaalt de klant daarna nog niet, dan schakel je een incassobureau of deurwaarder in, en als het echt moet dagvaard je bij de kantonrechter (tot 25.000 euro, zonder advocaat). Installateur-specifiek zijn twee dingen: heb je eigendomsvoorbehoud in je voorwaarden staan, dan blijft geleverd materiaal van jou tot alles betaald is. En bij het klassieke "de warmtepomp werkt niet goed, dus ik betaal niet" mag de klant hooguit een deel opschorten dat in verhouding staat tot het gebrek, niet de hele factuur. Dit is de hoofdlijn. Loopt een zaak echt vast, laat je dan bij dat specifieke geschil adviseren, want de details bepalen wie er gelijk krijgt.
Waarom dit voor installateurs anders ligt
Bij een gewone dienst lever je iets af en stuur je een factuur. Bij een installatie zit er een dure post materiaal in, loopt het werk vaak over meerdere dagen of weken, en is er een moment van oplevering waarop de klant een oordeel vormt. Precies op die drie punten ontstaan de betaalconflicten.
Het materiaal is voorgeschoten. Je hebt de warmtepomp, de omvormer of de laadpaal al ingekocht en betaald voordat de klant een cent overmaakt. Blijft de betaling uit, dan sta jij voor de kosten. Daarom is een materiaalvoorschot of een aanbetaling bij installatiewerk gebruikelijk, en verstandig: je legt het risico van de inkoop niet volledig bij jezelf.
Het werk loopt door. Een project van drie weken dat je pas aan het eind factureert, betekent drie weken lang jouw geld in andermans dak. Deelfacturen lossen dat op. Je spreekt vooraf af dat je factureert bij opdracht, bij levering van het materiaal en bij oplevering. Zo staat er nooit een groot bedrag in één keer open, en merk je een wanbetaler al bij de eerste termijn in plaats van pas aan het eind.
En dan is er de oplevering. Dat is het moment waarop een geschil over kwaliteit omslaat in een geschil over geld. Daarover verderop meer, want dat is het lastigste geval.
Het incasso-stappenplan
Van herinnering tot beslag
1
Stuur een betalingsherinnering
Begin vriendelijk en zakelijk. Een nette herinnering een paar dagen na de vervaldatum lost de meeste gevallen op, want vaak is het gewoon vergeten. Vermeld het factuurnummer, het bedrag en een nieuwe, korte betaaltermijn. Dit is nog geen juridische stap, maar het is wel je bewijs dat je hebt gerappelleerd.
2
Verstuur een formele aanmaning
Blijft betaling uit, dan volgt de aanmaning. Is je klant een consument, dan is dit de wettelijke 14-dagenbrief en die is verplicht voordat je incassokosten mag rekenen. In de brief moet staan dat de klant nog 14 dagen krijgt, gerekend vanaf de dag na ontvangst, en wat de exacte incassokosten worden als hij niet betaalt. Een schatting of een losse waarschuwing telt niet. Doe je dit niet goed, dan vervallen je incassokosten volgens het Juridisch Loket en de Autoriteit Consument en Markt (ACM). Bij een zakelijke klant is deze brief niet verplicht en zijn de kosten direct opeisbaar.
3
Schakel een incassobureau of deurwaarder in
Reageert de klant nog steeds niet, dan geef je de vordering uit handen aan een incassobureau of gerechtsdeurwaarder. Die verstuurt aanmaningen namens jou en probeert het buiten de rechter om op te lossen. Vanaf hier lopen de wettelijke incassokosten en de rente op, wat de druk verhoogt. Een deurwaarder mag pas beslag leggen als er een vonnis ligt, zie Rijksoverheid over de gerechtsdeurwaarder. Een incassobureau heeft die bevoegdheid niet.
4
Dagvaard bij de kantonrechter
Loopt het minnelijke traject dood, dan begint de gerechtelijke fase. De deurwaarder brengt een dagvaarding uit: de klant wordt opgeroepen om voor de rechter te verschijnen. Vorderingen tot 25.000 euro gaan naar de kantonrechter, en daar heb je geen advocaat nodig. Je betaalt wel griffierecht vooraf, maar dat krijg je bij winst meestal van de tegenpartij terug. Boven de 25.000 euro moet je naar de rechtbank met een advocaat. Het Ondernemersplein van de overheid en KvK beschrijft deze route.
5
Vonnis en beslag
Geeft de rechter je gelijk, dan komt er een vonnis waarin staat dat de klant moet betalen, meestal inclusief rente en proceskosten. Betaalt hij daarna nog niet, dan mag de deurwaarder met dat vonnis beslag leggen: op de bankrekening, op loon of op bezittingen. Loonbeslag en bankbeslag gaan doorgaans vóór beslag op spullen. Dit is het sluitstuk, en het is waar de zaken op fora zoals HigherLevel uiteindelijk belanden: bij deurwaarder, dagvaarding en beslag.
Wat mag je aan kosten en rente rekenen
De buitengerechtelijke incassokosten liggen vast in de Wet incassokosten (WIK). Je mag ze niet zelf verzinnen; de wet werkt met een staffel over het openstaande bedrag. Volgens Rijksoverheid over de hoogte van incassokosten:
15% over de eerste 2.500 euro
10% over de volgende 2.500 euro
5% over de volgende 5.000 euro
1% over de volgende 190.000 euro
0,5% over het bedrag daarboven
Het minimum is 40 euro en het maximum 6.775 euro. Dat minimum van 40 euro mag je bij elke te late betaling rekenen, ook als 15% van een kleine factuur lager zou uitkomen.
Daarnaast loopt er rente over het openstaande bedrag. Voor een consument geldt de gewone wettelijke rente, op moment van schrijven 4% per jaar. Voor een zakelijke klant geldt de hogere wettelijke handelsrente, sinds 1 juli 2026 vastgesteld op 10,4% per jaar. Die percentages veranderen elk halfjaar, dus check de actuele stand bij Rijksoverheid over de wettelijke rente voordat je iets doorrekent.
Consument of zakelijke klant: dat verschil bepaalt veel
Of je klant een particulier is of een bedrijf, verandert de spelregels flink. Een consument is beter beschermd, een zakelijke klant kun je harder aanpakken.
Incassoregels per type klant (juli 2026)
Wat
Consument (particulier)
Zakelijke klant (B2B)
14-dagenbrief verplicht?
Ja, anders vervallen je incassokosten
Nee, kosten zijn direct opeisbaar
Wanneer incassokosten opeisbaar
Pas na een correcte 14-dagenbrief
Zodra de betaaltermijn is verstreken
Rente
Wettelijke rente, ca. 4% (2026)
Wettelijke handelsrente, 10,4% (per 1 juli 2026)
Afwijken in je voorwaarden
Niet ten nadele van de klant
Mag, mits vooraf overeengekomen
Minimum incassokosten
40 euro
40 euro
Je materiaal terughalen: eigendomsvoorbehoud
Dit is de installateurstroef, maar alleen als je hem vooraf hebt gelegd. Met een eigendomsvoorbehoud spreek je af dat het geleverde materiaal juridisch van jou blijft totdat de klant volledig heeft betaald. Betaalt hij niet, dan mag je in principe je spullen terughalen.
De voorwaarde is hard: het moet vooraf schriftelijk zijn afgesproken, meestal via je algemene voorwaarden die je vóór of bij de opdracht overhandigt. Zonder die afspraak gaat het eigendom bij levering over op de klant en heb je geen poot om op te staan. Regel dit dus in je standaardvoorwaarden, niet pas als het misgaat.
In de praktijk kent het beperkingen. Zit de omvormer eenmaal ingebouwd of de vloerverwarming onder de dekvloer, dan is losmaken vaak onmogelijk of onverdedigbaar duur, en kan het materiaal juridisch onderdeel van het gebouw zijn geworden. Voor los geleverde, nog niet ingebouwde spullen is eigendomsvoorbehoud het sterkst.
Een verwant middel is het retentierecht: het recht om iets onder je te houden tot je betaald bent. Denk aan werk dat je nog niet oplevert of een terrein dat je niet vrijgeeft. Voor een hoofdaannemer met feitelijke macht over de bouwplaats is dat een stevig drukmiddel; voor een onderaannemer die niet zelf de sleutel heeft, is het lastiger in te zetten. Beide begrippen zijn reëel, maar de uitwerking hangt sterk af van je situatie en je voorwaarden.
Het lastigste geval: "het werkt niet goed, dus ik betaal niet"
Dit is het geschil waar installateurs het vaakst op vastlopen. De klant is ontevreden over de oplevering, de warmtepomp maakt lawaai of haalt niet de beloofde temperatuur, en hij houdt de hele factuur in. Emotioneel begrijpelijk, juridisch meestal niet houdbaar in die vorm.
Een klant mag de betaling opschorten als er een gebrek is, dat klopt. Maar de opschorting moet in redelijke verhouding staan tot dat gebrek. Kost het herstel een paar honderd euro, dan mag hij niet een factuur van tienduizend euro volledig blokkeren. Houdt hij onterecht het hele bedrag in, dan kan hij zelf in verzuim raken en de wettelijke rente verschuldigd worden. Bij consumenten bestaat daarnaast een aparte regeling voor nieuwbouw waarbij maximaal 5% van de aanneemsom als zekerheid in depot mag, maar dat is een specifiek geval, geen algemene vrijbrief om niet te betalen.
Hoe pak je het praktisch aan? Neem de klacht serieus en ga langs, want een deurwaarder inschakelen terwijl er een echt gebrek is, keert zich tegen je. Los aantoonbaar op wat je kunt oplossen en leg schriftelijk vast wat er speelt, met foto's en meetwaarden. Splits vervolgens de factuur: het deel dat onbetwist klopt, laat je gewoon betalen, en over het betwiste deel maak je een aparte afspraak. Zo verklein je het conflict tot het echte geschilpunt in plaats van een strijd over het hele bedrag. Komt het toch voor de rechter, dan sta je met een gedocumenteerd dossier en een redelijke opstelling veel sterker.
De kortste samenvatting
Voorkomen is de helft van het werk: vraag een aanbetaling voor je het materiaal inkoopt, factureer in termijnen bij grotere klussen en zet eigendomsvoorbehoud en een betaaltermijn in je algemene voorwaarden. Gaat het toch mis, volg dan de route van herinnering naar aanmaning (bij consumenten de 14-dagenbrief), naar incassobureau of deurwaarder, en pas als het moet naar de kantonrechter. En bij een opleveringsgeschil: los het echte gebrek op, laat het onbetwiste deel betalen en houd het conflict klein.
Een systeem dat je facturen, deelfacturen en betaalstatus per project bij elkaar houdt, maakt dat opvolgen een stuk makkelijker, want dan zie je in één oogopslag welke termijn openstaat en hoe lang al. Daar is Knippie onder andere op gebouwd.
Laatst bijgewerkt:
Kort samengevat
Bij een consument moet je eerst een correcte 14-dagenbrief sturen voordat je incassokosten mag rekenen. Bij een zakelijke klant zijn incassokosten en handelsrente direct opeisbaar zodra de betaaltermijn is verstreken. Zet je afspraken over betaaltermijn, aanbetaling en eigendomsvoorbehoud dus vast in je algemene voorwaarden.